CR Groupe de travail Projet associatif :16/03/ 2017
La Gouvernance
Présents : Sophie Anquetil, Bernard Duvert, Florence de Grandry, Patricia Lambert, Philippe Perrin, Serge Pertuis, Gracia Spebrouck, Jean Paul Gady, Françoise Rovère
Contexte : Lors de la réunion plénière du 03 février, les adhérents de l’asso présents( 26) ont répondu à une série de questions sur leur perception du Café et de ses activités. Ils ont également formulé des attentes et des propositions pour l’avenir. Le groupe qui s’est constitué se propose de reprendre ce matériel, de développer et approfondir les propositions. L’objectif est de présenter le résultat de ce travail, sous forme de Projet à la prochaine AG du Café, prévue pour le 09 avril.
Il s’agit de la troisième réunion du groupe, sur le sujet de la Gouvernance.
Quelle organisation souhaitons-nous pour que la bonne marche du Café soit assurée en veillant à ce que la parole de chacun soit entendue ?
Rappels et Propositions : Le principe d’un fonctionnement horizontal et participatif est rappelé par plusieurs des participants . Comment traduire ce principe en pratique ?
Nos outils actuels : AG, Bureau, Réunions Plénières, Commissions
Les plénières sont les organes décisionnels en dehors de l’AG annuelle. Chaque adhérent.e .est invité.e à participer.
Le Bureau, élu lors de l’ AG, est chargé de mettre en œuvre les décisions prises en AG et lors des réunions Plénières. Il est composé de deux co présidents, deux co secrétaires et deux co trésoriers. Patrice Dignac est venu se joindre au groupe à l’issu de la dernière AG.
Les Commissions, créées en fonction des besoins et des attentes sont des outils qui doivent faire preuve de souplesse et d’adaptation. Elles sont ouvertes à tous les adhérents.
La Commission Programmation bénéficie d’un statut particulier. Elle a un pouvoir décisionnel pour les engagements financiers < à 500€.
Principales tâches identifiées pour le fonctionnement du Café :
➢ Programmation et organisation des activités.
➢ Relations avec la Municipalité de Comberanche Epeluche, et les différents acteurs locaux associatifs et institutionnels.
➢ Communication interne : CR et informations aux adhérents, Invitation et convocation aux différentes réunions.
➢ Communication externe : Animation et mise à jour du site internet, page Facebook, Contacts avec la Presse, Intervention Radio Liberté, Diffusion Affichage….
➢ Comptabilité et gestion, suivi administratif divers (assurances, contrats artistes, SACEM, SACD, licences, sécurité, etc.)
Propositions :
➢ Elargir le bureau en créant deux binômes chargés de la Communication et de la Programmation : organisation et animation de ces deux secteurs.
➢ Créer deux binômes ou une équipe chargés de la gestion du Bar et de la Restauration.
D’autres commissions ou groupes existent déjà : Equipement de La Grange, Aspects juridiques, Bail… Attention à la multiplication des Commissions qui engagent leurs membres et qui peuvent s’avérer très chronophages si elles tendent à se multiplier! Veiller à ce qu’elles restent ponctuelles.
➢ Modification des statuts avec création d’un Conseil d’Administration décisionnaire.
➢ Améliorer le fonctionnement des réunions : Ordre du Jour à l’ouverture, ODJ transmis à l’avance lors des plénières, Feuille de présence, Gestion du temps, Distribution de la parole, Prise de notes par un secrétaire, Décisions actées par un vote si nécessaire, Compte rendu sous forme de relevé de décisions, dans un délai d’1 semaine, modifié si nécessaire et validé sous 15 jours, puis publié sur le site.
➢ Création de « Table ronde » ou « Bureau ouvert », rdvous mensuel fixe, espace de discussion ouvert à tous, le lundi soir ou le dimanche à 16h00.
➢ Informer au moment de l’adhésion sur la possibilité de participer à la vie du Café en tant que membre actif. Info dispo également sur le site.
➢ Améliorer l’accueil des nouveaux adhérents comme cela peut se faire le lundi AM. Penser à un livret d’accueil, à la création d’un espace dédié et convivial sur le site.
Penser aussi à l’accueil physique des nouveaux adhérents lors des spectacles, au bar, lors des réunions, avec un bénévole dédié à cet accueil : Offrir un verre de bienvenue,…
➢ Suivre une Formation en ligne sur la gouvernance avec un MOOC proposé par Colibri( Gracia et Patricia s’inscrivent) avec restitution au bureau et diffusion sur le site du Café.
Le Café Pluche 