COMPTE-RENDU du BUREAU du 09/03/15.

Cette réunion a pour objet de se partager les taches et d’organiser nos actions afin de réaliser au mieux le travail à faire.

Il est décidé qu’il y aura un(e) responsable du stock et de l’approvisionnement. Les trésoriers superviseront ce(tte) responsable si ce n’est pas l’un d’eux qui est responsable. Dans un premier temps c’est eux qui vont assurer cette tache. OK

Murielle(maire) a proposé de mettre à notre disposition le bas d’un placard dans la cuisine afin que nous puissions entreposer notre stock (alimentation/boisson).Toutefois il faudra poser une serrure sur ces portes

Avant de démarrer l’activité « café » il faut prévoir une fiche avec caisse début, caisse fin etc….Patricia se charge de demander à Léguillac un exemplaire du document qu’ils utilisent.

A chaque activité, il est souhaitable d’ouvrir le bar, donc de solliciter la présence d’au moins un bénévole qui en prend la responsabilité (accueil, gestion de la caisse et de son formulaire). Cela peut être la personne qui gère l’activité, ou une personne supplémentaire. C’est à caler lors de chaque commission programmation, (au moins un nom de responsable par activité). Pour éviter les problèmes, les secrétaires (ou un membre du bureau à tour de rôle ? ou un volontaire de la com programmation ?) devront s’assurer (quelques jours avant, à préciser), qu’il y a bien quelqu’un qui assure la responsabilité de l’activité prévue, à charge de ce responsable d’inciter ensuite les participants à assurer collectivement le rangement et la propreté du lieu utilisé.

Il parait judicieux de tenir un tableau des présences actives des bénévoles. Tableau noir avec craie , a voir. Ce tableau pourra aussi être ultérieurement mis sur le site lorsque celui-ci existera.

A chaque commission un(e) secrétaire de séance sera nommé. Ce secrétaire devra faire un CR le plus clair et succinct possible. Ce CR reprendra les propositions élaborées, ces dernières seront ensuite discutées, validées ou pas en réunion plénière. Ces propositions seront envoyées par mail ou courrier à l’ensemble des adhérents en même temps que l’ordre du jour de la plénière.

Jean-Paul va envoyer aux membres du bureau les dates de formation pour bénévoles afin que ceux qui sont intéressés puissent s’y inscrire .

Jacqueline garde et assurera le remplissage du cahier « adhérents ».Bernard tient à jour le répertoire adhérent sur Excel (en fait ils s’organisent comme ils veulent pourvu que les deux outils soient identiques et à jour !)

Fichier adhérents-

les trésoriers sont responsables du fichier adhérents complet et mettent à jour le répertoire de la boite gmail du café pluche.

Les secrétaires assurent la communication vers les adhérents à partir de cette boite mail dont le répertoire sera donc l’image fidèle du fichier adhérents (mail, no tél, adresse)

Bernard va s’occuper de la liste diffusion et de créer une boite mail « café pluche » afin de centraliser les messages et de permettre aux adhérents de nous envoyer des messages si nécessaire, en attendant le site. Cette boite permettra aussi aux adhérents d’être informés des horaires et jours d’activités.

Seul le bureau aura accès a cette boite mail a l’aide d’un mot de passe. Le ou la secrétaire s’en serviront pour envoyer les invitations aux réunions et les CR finalisés à l’ensemble des adhérents.

L’utilisation et les applications possibles de cette messagerie seront discutées lors de la prochaine plénière.

Administratif

En tant qu’association, nous devons tenir un registre spécial depuis l’AGC. A mettre en place rapidement.

Dès que le CR de l’AG est fait et validé par le bureau, Patricia devra l’envoyer a la préfecture avec les nouveaux statuts.

Il va falloir également prévenir la banque et l’assurance du changement de bureau.

EXTRAITS DE REGLEMENTS ASSOCIATIFS .

Toute modification dans les statuts d’une association déclarée doit être signalée au greffe des associations dans les 3 mois, sous peine de sanctions.

L’association faire la démarche en ligne avec le téléservice e-modification notamment lorsqu’une modification impacte :

· le titre de l’association,

· l’objet de l’association,

· une adresse mentionnée dans ses statuts (adresse du siège social, par exemple).

En utilisant la procédure en ligne, le traitement du dossier est plus rapide.

Elle peut aussi utiliser le formulaire Cerfa n°13972*02.

La démarche peut aussi être faite par simple courrier rédigé librement.

Dans tous les cas, un exemplaire des statuts mis à jour et signé par au moins 2 dirigeants doit être joint à la déclaration.

Le greffe des associations peut exiger d’obtenir la copie du compte-rendu de la réunion qui a abouti à l’adoption du changement des statuts.

Déclaration des responsables

L’identité du représentant légal, de ses délégataires éventuels, ainsi que de chaque membre du CA doit obligatoirement être communiquée à la préfecture du siège de l’association :

· lors de la déclaration de la création de l’association,

· et après chaque changement dans la composition des instances dirigeantes.

Les déclarations peuvent être effectuées en utilisant le formulaire cerfa n°13971*03.