Réunion Commission Communication du 5 mars 2015

(et synthèse des échanges de mails qui ont suivis)

Participants :

Arnaud, Bernard, Jean Paul, Jean Luc (nous a rejoint en cours), Joop, Patrice, Sophie

Gilbert est excusé.

Secrétaire de séance : Sophie

Ordre du jour :

Le site du café : projet

Article Totem

Logo pour le café

Quelles règles pour utiliser le fichier de nos adhérents

Questions Diverses : Face Book, Youtube

RAPPEL IMPORTANT : Les propositions de la commission devront d’abord passer en commission plénière pour être éventuellement applicables.

Le site du café

Important pour faire vivre le Café virtuellement mais concrètement, en lui donnant à la fois une image et des outils pour exister, visibilité indispensable en attendant de pouvoir nous installer dans le lieu définitif du Café.

Patrice propose qu’il devienne « un outil de gestion et d’information de la vie du café par archivage des événements, parutions d’articles et medias avec visibilité ‘publique’ ou ‘restreinte’, ajouts de commentaires etc tout cela par simple envoi de mail a une adresse mail secrète pour chaque adhérent contributeur éditeur. »

Comment :

Nous avons la chance d’avoir des adhérents motivés pour travailler techniquement et bénévolement à la mise en œuvre du site :

Joop, et Arnaud ont des compétences respectives de vidéaste et de graphiste, et, de même que Patrice, de concepteur de site.

Patrice dit qu’il est disponible pour élaborer ce projet de base simple, avec les adhérents qui souhaitent se prendre en main et en savoir plus sur les Ntics.

Le nom de domaine serait: www.lecafepluche.fr.

Arnaud propose de rapidement acheter/réserver le nom de domaine du futur site (ce qui peut être fait de manière indépendante du reste) de façon à ce que le café dispose d’adresses mail de contact, pour avoir des adresses du type : contact, secretariat etc….

Combien ça coûte

Il faut payer un abonnement annuel pour l’hébergement, pouvant comprendre l’achat du nom de domaine

« Ovh », société spécialisée dans l’hébergement de site internet, propose un nom de domaine en .fr à partir de 8 € et le propose gratuitement la 1ère année si le site est hébergé chez eux (ils ont des offres qui démarrent à 28 €/an, nom de domaine compris la 1ère année). Pour pouvoir stocker, gérer nos propres vidéos et personnaliser davantage le site, la version Premium est de 80€/an (dont nom de domaine seul à 11€)

Une sélection des différentes offres et tarifs adaptés sera présentée à la plénière

Tout comme Joop, Patrice suggère que le Site Web du Café s’héberge aussi sur WordPress pour plusieurs raisons:

C’est un CMS (Content Management Systeme) Système de gestion de Contenus en ligne

– Pas besoin d’installer quoi que ce soit

– Professionnel, sécurisé

– Version gratuite pour débuter, peu ou pas de pub pour les visiteurs.

– Très bien référencé dans les moteurs de recherche Google , etc …

– Assistance en ligne disponible et efficace

– Ergonomique et prise en main ne demandant pas de connaissance en programmation et autres outils de torture (si le webmestre meurt, n’importe qui peut lui succéder)

– A l’abri d’OPA donc de changer brusquement de politique de gestion

comme cela a été le cas d’Overblog récemment.

Pour info :

Article sur OVH http://www.journaldunet.com/solutions/cloud-computing/histoire-ovh.shtml

Les pages envisagées

* Un espace Vie locale / A partager : genre rubriques Sortir, Infos partagées, pour faire passer aux adhérents et aux visiteurs du site des info qui ne concernent pas directement le Café mais conformes à la charte. Pour spectacles, sorties, loisirs, mais aussi bouquins, initiatives, infos de nos éventuels partenaires, etc, : à creuser, à imaginer, à faire vivre

* Rubrique Truc et Troc : espace de petites annonces dans l’esprit du Café (récup, troc, bricolage, échanges de services, partages de savoirs, etc.

Important : la vente et le monnayage en argent y est interdit…

* Agenda du Café : tous les évènements et activités du Café, avec un lien ou formulaire de contact pour organiser du covoiturage

* Forum des activités : « en attendant de se voir et d’en parler au café, je propose… , je recherche… », avec un formulaire de contact

* Le Café en images : photos et liens vers les vidéos du Café

* En Chantier Participatif : les commissions en cours, leurs CR, et boites à idées avec formulaire de contacts

* Allez les voir de notre part : la page avec les contacts et liens des amis et partenaires, le réseau associatif local, les autres cafés, recycleries, associations, etc

* Le Café Pluche, café associatif et participatif :

-Les documents socle : les statuts, la charte, le projet associatif

– L’administratif en toute transparence: les CR d’AG et de plénières, le bilan financier 2014, le budget prévisionnel 2015, les objectifs 2015, le bureau, avec CR et formulaire de contact

A discuter, et compléter éventuellement, mais il y a assez de matière pour commencer !…

Article dans TOTEM

Arnaud va faire une proposition de texte pour présenter le Café dans TOTEM, ce texte sera présenté à la commission plénière du 2 avril, et passerait dans le numéro de Mai si la majorité le décide. (Mis en pièce jointe pour info)

Ce serait parfait de lister avant le 15 avril (date limite pour la parution en mai) la liste des activités de mai (au boulot la com’ programmation !!) pour pouvoir mettre aussi des rendez vous dans la partie agenda.

Pour l’agenda du numéro de juin, prévoir donner la liste des activités de juin et juillet avant le 20 mai, si possible…

Logo pour le Café

Chacun est libre au café de travailler bénévolement sur le futur logo, ou de demander à un tiers qui le souhaiterait de le faire; il semble juste important que tous partent des mêmes consignes, voici ce que nous proposons pour l’instant, nous finaliserons le brief après concertation en plénière.
De toute façon encore une fois, ce sont les adhérents qui choisiront le logo retenu.

Éléments pour la création du logo:

L’intitulé:

Le Café Pluche, Café associatif de Combéranche Epeluche

Les mots clés (tirés de la charte, des statuts, et de la synthèse des questionnaires)

CONVIVIALITÉ ruralité ÉCOUTE Laïcité PARTAGE associatif PARTICIPATIF collectif SOLIDARITÉ INTERGÉNÉRATIONNEL transparence ouverture engagement ÉCHANGE RENCONTRE

Pour le reste (couleurs, style etc,) la liberté artistique est laissée au graphiste

Le logo serait la base de la charte graphique du site internet

Joop fera passer ce brief dès ce week end à un graphiste norvégien professionnel de sa connaissance, en lui proposant de travailler bénévolement. Celui-ci a renvoyé 3 propositions qui seront montrées en plénière.

Quelles règles pour utiliser le fichier des adhérents ?

Répertoire des adhérents

Il est urgent de le mettre à jour, c’est un outil indispensable, pour la communication interne comme pour la gestion de la trésorerie notamment.

Bernard propose de mettre en place un document Excel reprenant les données du cahier d’adhésions :

– Les coordonnées : noms, prénoms, adresse postale et/ou adresse mail (si la personne n’en a pas, le mentionner pour renvoi sur adresse postale), téléphone

– L’historique des adhésions par année, avec la date du règlement effectif de la cotisation.

Les personnes n’ayant pas (encore ?!) renouvelé leur cotisation restent pour cette année dans le répertoire adhérents, mais dès que le site sera opérationnel, un système (gratuit) d’abonnement aux infos du Café serait proposé, chacun devenant libre de recevoir ou non les mails, …

S’il est proposé à tous les visiteurs, adhérents ou non, ce système aurait en plus l’avantage de constituer un fichier de sympathisants volontaires, plus large que celui des adhérents..

Principes d’utilisation:

Par souci de la confidentialité des données, il semble préférable que seul le bureau ait l’accès au répertoire.

Cela permet d’éviter qu’il circule entre les adhérents avec le risque qu’il soit récupéré par une tierce personne ou organisation pour servir à l’envoi de spam (messages à caractère publicitaire ou arnaque en tout genre), ou qu’un adhérent s’en serve pour envoyer des messages n’ayant aucun lien avec le café, ce qui a déjà posé problème.

Il serait géré par les trésoriers : après que Bernard ait constitué la base de données, ils en assureront la mise à jour régulière, au fur et à mesure des adhésions, et utilisé par les secrétaires.

Messagerie provisoire (en attendant le site) : cafepluche

Pour l’instant cet outil complémentaire a servi à prévenir les adhérents du décalage de la plénière au 2 avril. Ceci permettra par la même occasion de vérifier la validité des adresses mail communiquées.

Nous leur transmettrons également l’ordre du jour, le compte rendu de l’AG du 28/2, de la commission comm du 5 mars, et de la réunion de bureau du 9.

A la plénière cette messagerie sera présentée et son utilisation plus complète sera discutée et éventuellement approfondie en Commission com.

Pour susciter la discussion, cette messagerie pourrait permettre de :

– faciliter la communication du bureau et des commissions vers les adhérents (dates de réunions, ordre du jour et compte rendus..)

– Informer sur la mise en place d’activités, manifestations du café…

– transmettre aux adhérents des informations diverses, fournies par les adhérents ou associations partenaire, sous réserve qu’elles respectent la charte du café

– permettre aux adhérents d’écrire au café sur des sujets ou propositions au bénéfice du café qu’ils souhaitent voir abordés ou étudiés dans les diverses réunions

– autres utilisations que vous pouvez proposer et à discuter

Au niveau du fonctionnement:

Par souci de confidentialité du fichier adhérents, seul le bureau utiliserait cette messagerie pour écrire au nom du café. Dans l’autre sens, les personnes qui souhaitent écrire au café envoient un mail à cafepluche. La plaque tournante de transmission pourrait être le secrétariat, à discuter.

. Exemples :

Dans le cas d’un travail en commission:

Dans les jours qui suivent, le secrétaire de la séance fait le CR et l’envoie directement aux participants (qui lui ont donné leur adresse mail…) pour modifs, ajouts etc.

Quand il est validé par chacun, (une semaine après l’envoi serait un délai raisonnable), il est envoyé aux co secrétaires via la boite mail, qui le feront suivre à l’ensemble des adhérents 2014+ 2015 ;

Chacun est ainsi informé de ce qui se passe au café, même s’il n’a pas (encore ?…) renouvelé son adhésion, même s’il n’a pas pu venir à cette séance de travail là alors qu’il faisait partie de la commission la fois précédente.

Si l’on veut partager une information avec d’autres (un spectacle à voir, un évènement, etc) –

L’émetteur de l’info la communique à la messagerie cafepluche

Le bureau (en principe le secrétariat) vérifie la conformité à la charte et si c’est le cas la diffuse aux adhérents qui n’ont pas refusé de recevoir ce type d’info (message d’enquête du cafe pluche à venir, du genre : « Acceptez vous de recevoir par mail des informations diverses données par les autres adhérents, à la condition qu’elles respectent la charte du café, même si elles ne le concernent pas directement ? »

Il est vivement recommandé à tout adhérent qui veut partager une info de le faire de manière responsable, c’est-à-dire d’avoir soupesé son intérêt et son adéquation aux valeurs du café avant de l’envoyer aux secrétaires….

Questions diverses :

*Créer une page Face Book pour le Café Pluche, avant le site, puis en complément ?

Chaque page Facebook est publique mais il y a deux options : soit elle est accessible à tous les utilisateurs de Face Book, comme un site web(c’est l’option choisie en général pour un collectif, une association, etc), soit c’est une page personnelle, alors elle est accessible uniquement aux personnes (« amis » qui ont été acceptées par le ou les administrateurs de la page

Face book en page privée pour Arnaud

Il s’agirait d’une page créée spécialement pour le café, qui donnerait les infos minimales propres au café telles que l’agenda, des infos de partenaires respectant la charte et autres

Seuls les utilisateurs Facebook abonnés recevront l’info sur leur page personnelle. Elle pourra être vue par leurs « amis Facebook » qui pourront à leur tour s’abonner. Un lien vers le site pourra y être présenté. L’écriture sur cette page peut être limitée à un responsable administrateur ce qui résout la question du modérateur) Cette page peut être un tremplin de communication de l’existence du café et peut vite toucher le public de la population Facebook, plus large, plus jeune, a priori..

Facebook en page collective pour Joop:

Dans notre cas café pluche nous devrions aller pour une page Facebook en tant que collectif, d’association et pas en tant qu’individu. Les informations sur cette page Facebook est visible à tous les utilisateurs de Facebook. Similaire à celle d’un site web. Chaque participant Facebook Facebook d’un collectif ou d’une association assimilent page. Dans ce cas, on obtient chaque fois un message lorsque quelque chose de nouveau apparaît sur la page. Les gens qui n ont pas de compte Facebook, ne peuvent voir ni pages d’un individu Facebook ni celles d’associations.

sur l’aspect page « collective » on peut aller voir les exemples des pages du « cinema max Linder » de ribérac ou de « Douchapt blues »

A choisir, donc, mais quoiqu’il en soit :

C’est un plus, un complément d’information que l’on proposerait, en ce sens on n’ « oblige » personne à aller sur Face Book, l’info officielle et plus complète sera donnée sur le site, et par messagerie en attendant.

Pour Joop, l’ouverture d’un site web ne suffit pas comme outil de communication. Un site Web, Facebook et Youtube canalisés ensemble sont un trio de communication.

A débattre…

* L’utilisation de l’image des personnes : question des images filmées par Joop et mises sur You Tube

Joop a un blog perso sur lequel il met en ligne les images qu’il a filmé dans sa journée.

Il a tourné des images de la soirée de l’AG, les a postées sur You tube via son blog, et a envoyé un mail avec le lien pour nous en informer. Il pensait de bonne foi avoir eu un comportement correct, en ayant filmé ouvertement, et sans que personne ne s’y oppose.

Mais plusieurs personnes présentes ce soir là ont été interloquées voire choquées de se voir sur le Net, sans même avoir été averties au préalable. Par ailleurs, ces images représentent le Café, par le biais d’une de ses activités et là non plus personne du Café n’avait été averti de leur mise en ligne.

Rappel des principes issus du droit à l’image

(source : http://www.cnil.fr/linstitution/actualite/article/article/lutilisation-de-limage-des-personnes/)

Le droit à l’image permet à toute personne de s’opposer – quelle que soit la nature du support utilisé – à la reproduction et à la diffusion, sans son autorisation expresse, de son image. L’autorisation de la captation ou de la diffusion de l’image d’une personne doit être expresse et suffisamment précise quant aux modalités de l’utilisation de l’image (pour quelle finalité l’autorisation a-t-elle été donnée, quelles sera la durée de l’utilisation de cette image ?).

Dans le cas d’images prises dans les lieux publics, seule l’autorisation des personnes qui sont isolées et reconnaissables est nécessaire. La diffusion, à partir d’un site web, de l’image ou de la vidéo d’une personne doit respecter ces principes. Le non-respect de cette obligation est sanctionné par l’article 226-1 du code pénal qui prévoit un an d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. Pour autant, lorsque la capture de l’image d’une personne a été accomplie au vu et au su de l’intéressée sans qu’elle s’y soit opposée alors qu’elle était en mesure de le faire, le consentement de celle-ci est présumé.

Après discussion, il est convenu que Joop retire ces images de son blog dès le lendemain.

Pour l’avenir, on peut prévoir deux cas de figures :

Dans le cadre des activités du café, des images (photos ou vidéo) peuvent être enregistrées:

Si elles le sont à titre privé, la responsabilité du Café ne peut pas être engagée en cas de diffusion sans autorisation (pas contrôlable !)

Si c’est le Café qui est commanditaire ou prévenu des enregistrements, c’est à lui (oralement, par voie d’affichage dans le café, dans le règlement intérieur) de prévenir les participants d’une éventuelle utilisation de ces images sur le site ou dans la presse.

Les personnes qui ne souhaiteraient pas voir utiliser leur image devront le faire savoir le jour même.

On peut aussi proposer à chaque adhérent de signer une décharge concernant son droit à l’image dans le cadre du café.

Joop propose de filmer régulièrement et bénévolement les évènements et activités du café, à condition qu’il ait l’entière liberté de création sur son travail, qu’il mettra en ligne sur le site du Café. Cette demande vaut pour lui-même comme pour tout artiste/ fournisseur d’images pour le site du Café.