Réunion plénière du 11 mai 2016
Excusés : Claude Berry,

Ordre du jour

Rapide bilan financier
Présentation des spectacles retenus avec la Convention Culturelle et autres :
Daniel L’Homond : l’Estrambord,
Lo Clapat (duo chants occitans à danser)
La Décroyance (proposée par Serge)
La grange : avancées du projet, calendrier, réflexion par rapport au bail, cahier des charges, questions divers
Point sur la licence d’entrepreneur de spectacles

1. Bilan financier.

Le trésor du café se situe aujourd’hui à + 4200€
soit  +1200 de l’exercice en cours sur les 4 premiers mois de l’année (env. 300€/mois) et 2800€ des exercices précédents

Bilan des Activités du début d’année

Libellés
Bilan
Fonctionnement Général
160,35 €
Activités permanentes du café
-129,75 €
Soirées à thème
38,08 €
23-01 Soirée Théâtre Vox Populi (Env.60 entrées)
253,34 €
27-02 Journée Polonaise (Env.77 repas)
702,37 €
11-03 Soirée concert Tronches de vie (Env.95 entrées
306,80 €
02-04 Double Hapax (Env.40 entrées)
-121,27 € (provisoire)

Commentaires : La communication pour les soirées doit être améliorée notamment lorsque la manifestation a lieu en début de mois (TOTEM partiellement et récemment diffusé)

2. Présentation des spectacles pour 2016 / 17 .

Parmi une vingtaine de spectacles proposés par la Convention Culturelle (subventions : 1000 euros / an pour le Café), dont l’objectif est de permettre aux petites associations de proposer une programmation de qualité, le café a retenu,
Lo Clapat (duo ou trio chants occitans à danser), 1h30 à 2h, total 623€ en octobre ou novembre. Choix de faire de la petite restauration. Subvention de l’ordre de 300€ à espérer
Prix des places à 5€ pour équilibrer.
programmation : Octobre ou novembre 2016

Daniel L’Homond, l’Estrambord conteur sur France Bleue Périgord, 1h 10, 993 euros, subvention de l’ordre de . Prix : 10€ avec repas. Programmation: Octobre ou décembre 2016 à caler

L’agence culturelle nous demande de donner des accords de principe sur des spectacles que nous pourrions programmer en 2017.
Lors de notre rencontre avec l’agence nous avions noté deux propositions :

Maintenant que je sais, Théâtre,  dimanche 12  ou samedi 11 février 2017, 50 pers max, 1900€ : Le café décide de ne pas retenir

Into Ze landes, L’espèce fabulatrice, Ballade théâtrale, Mai ou Juin 2017, 70 personnes, 3h, 1650 euros. Le café ne retient pas directement, et envisage de réaliser en partenariat avec la ferme du Parcot.

La Décroyance : proposée par Serge, Conférence gesticulée autour des cultes religieux et de l’application de la laïcité. Un atelier d’échanges suivra le lendemain. Envisager partenariat avec l’Education Nationale (lycée), publics et/ou
le Cinéma Max Linder, avec bémol de la restauration.
Coût 1230€ déplacement compris. A retenir pour début 2017.
Serge et Patricia pilotent.
Pour 2017 il reste donc à trouver un autre spectacle à proposer dans la convention d’ici mai 2017.

3. La grange.

La mairie a précisé que le choix des entreprises est imminent. Les appels d’offre ont lieu en ce moment.
Murielle organisera une réunion avant fin mai pour aborder les pb techniques d’aménagement et compenser le déficit de communication qui se fait sentir sur le projet, notamment pour lever les interrogations autour de l’agencement de la cuisine et du bar.
Le début des travaux est prévu de juin à fin en décembre (nécessité pour l’utilisation des subventions)
Il est abordé la nécessité de bien définir les différents espaces: cuisine, bar, salle d’activité, spectacle… besoin d’offrir un espace chaleureux. Questionnement sur le type de chauffage.
Les adhérents plébiscitent l’option visant à être locataire en titre et ainsi assurer la maîtrise d’utilisation du local. Le montant du loyer sera à négocier avec la mairie en fonction des aménagements qui resteront à charge du café.
4. Point sur la licence d’entrepreneur de spectacles.

Les licences sont nécessaires dès que le nombre de spectacles annuels est supérieur à 6

Le café a mandaté en AG le trésorier (Bernard Duvert) pour demander :
Une licence de producteur de spectacles permettant de monter les spectacles, coordonner les moyens humains, financiers, techniques et artistiques et d’en assurer la responsabilité.
Une licence de diffuseur de spectacle permettant l’accueil du public, la responsabilité de la billetterie et de la sécurité du spectacle.

Il existe une licence d’exploitant des locaux qui est du ressort du propriétaire ou du responsable légal du local où se déroulent les spectacles, la mairie en l’occurrence en ce qui concerne les locaux actuels (la question se reposera lorsque la Grange sera opérationnelle selon les conditions d’utilisations de ce futur local).
5. Questions diverses.

Organiser la projection du film réalisé par Joop sur le chantier participatif fait à Epluche. La durée, 20 min approx, permet de le présenter un lundi lors de la distribution de paniers.

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